Bielsko-Biała, 6.04.2018 roku

Osoba występująca o emeryturę, rentę lub ustalenie kapitału początkowego zobligowana jest dołączyć do wniosku stosowne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i osiągane zarobki. Jeżeli okaże się, że nie wszystkie dokumenty pracownik posiada, a zakład pracy już nie istnieje, to wtedy pracownik musi podjąć poszukiwania dokumentacji pracowniczej i płacowej.

Akta osobowe i płacowe posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone. Okres przechowywania dokumentacji osobowej wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy. Obecnie obowiązujący okres przechowywania akt płacowych (listy płac, karty wynagrodzeń) wynosi również 50 lat, jednak wcześniej (tzn. do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45)) obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania.

Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, osoby poszukujące dokumentacji do celów emerytalno-rentowych powinny ustalić w pierwszej kolejności jego dokładną nazwę, adres oraz w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony (takie informacje można ustalić na podstawie wpisów w dowodach osobistych starego typu, legitymacji ubezpieczeniowych, lub też innych pism, które się zachowały, a były kierowane do pracownika z zakładu pracy).

W przypadku ustalenia powyższych informacji, pracownik powinien pierwsze swoje kroki skierować do terenowej jednostki ZUS, ponieważ ta może posiadać informacje  o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej z części zlikwidowanych zakładów pracy. Istnieje też baza zlikwidowanych zakładów pracy, która umieszczona jest na stronie internetowej ZUS. Bazę instytucji przechowujących dokumentację prowadzi także Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Z kolei na obszarze województwa śląskiego Archiwum Państwowe w Katowicach prowadzi w ramach bazy internetowej Archiwum Państwowego w Warszawie ewidencję przechowawców wraz z wykazem posiadanej przez nich dokumentacji osobowej i płacowej (Archiwum to posiada również Oddział w Bielsku-Białej).

Jeśli zakład pracy był jednostką państwową należy zwrócić się do jego następcy prawnego, który powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika, a w przypadku braku następcy należy zwrócić się do właściwego rzeczowo organu administracji państwowej (założycielskiego lub nadrzędnego) byłego pracodawcy, którymi najczęściej byli wojewoda lub minister. Jeśli zakład pracy był spółdzielnią likwidator powinien przekazać dokumentację niearchiwalną związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka mogła również zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą organizacji spółdzielczej lub instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji. Z kolei jeśli zakład pracy był przedsiębiorstwem prywatnym dokumentacja powinna zostać przekazana na odpłatne przechowanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji. Informacje o miejscu przechowywania akt można najczęściej uzyskać od byłych właścicieli, likwidatorów lub syndyków masy upadłościowej.

W większości przypadków ustalenie gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza i płacowa, jak również wystąpienie o jej udostępnienie nie powinno przysparzać pracownikom większych trudności. Obecnie istniejące bazy internetowe ewidencjonujące podmioty przechowujących dokumentację  pracowniczą i płacową pozwalają na bardzo szybkie zlokalizowanie miejsca jej przechowywania. W sytuacji gdy odnalezienie lub uzyskania dokumentacji pracowniczej i płacowej sprawia pracownikowi trudności, warto skorzystać z pomocy prawnika.