Bielsko-Biała, dnia 31.03.2017r.

8 września 2016 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy- kodeks cywilny, ustawy- kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw) w wyniku której wprowadzono dotychczas nieuregulowaną dokumentową formę czynności prawnych.

Wychodząc jednak od definicji dokumentu należy wspomnieć, iż w poprzednim stanie prawnym mieliśmy do czynienia z pismem zawierającym oświadczenie oraz własnoręczny podpis osoby składającej to oświadczenie. Za dokument nie można było uznać załączonej do wiadomości e-mail niepodpisanej umowy, nawet w przypadku jej zaakceptowania i uznania przez strony.

Obecnie w wyniku wprowadzonych zmian (art.77³ k.c.) posługujemy się definicją dokumentu jako nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jego treścią, czyli pozwalającego na zaliczenie do kategorii dokumentów: obrazu, dźwięku, czy też grafiki. Dzięki wprowadzonym zmianom definicja dokumentu nie jest już tak wąska, ponadto nie musimy się martwić za pomocą jakich środków, oraz na jakim nośniku utrwalimy informacje.

W przypadku dokumentowej formy czynności prawnej ( art. 77² k.c.) ustawodawca określił minimalne wymogi (dwie przesłanki). W celu zachowania ww. formy należy złożyć oświadczenie w postaci dokumentu, oraz sporządzić dokument w taki sposób, aby można było ustalić osobę składającą to oświadczenie. Przykładem zachowania formy dokumentowej czynności prawnej jest (zawarcie umowy) wysłanie wiadomości e-mail (z przypisanej do konkretnej osoby skrzynki mailowej) w treści której znajduje się oświadczenie osoby wyrażającej chęć zawarcia umowy.

Skutki prawne wprowadzonej dokumentowej formy prawnej wyglądają następująco. W przypadku gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnych formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną czynność prawna dokonana bez zastrzeżonej formy jest nieważna tylko i wyłącznie, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art.73§1 kc). Jeżeli ustawa lub umowa stron nie przewiduje rygoru nieważności – oświadczenie złożone w formie dokumentu (sms, mms, e-mail, nagranie audio) w taki sposób, że umożliwia ustalenie jego nadawcy, ma wówczas taką samą rangę jak oświadczenie złożone i podpisane na piśmie.

Zgodnie z art. 74§1 k.c. Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Zastrzeżenie formy dokumentowej, pisemnej czy też elektronicznej bez rygoru nieważności nie spowoduje nieważności czynności prawnej (odnosi się głównie do sfery procesowej), jedynie ograniczenie w postaci  powołania się (w przypadku zaistniałego sporu) na dowód z zeznań świadka lub przesłuchania stron na fakt dokonanej czynności.

Jeżeli jednak strony wyrażą na to zgodę, zażąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu, mimo niezachowania formy: pisemnej, dokumentowej i elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron jest dopuszczalny. Wyjątek stanowią umowy zawierane między przedsiębiorcami (74§2 k.c.), ponieważ formy dokumentowej dla celów dowodowych nie stosujemy do czynności prawnych w stosunkach miedzy przedsiębiorcami.

Forma umowy uzupełniającej lub zmieniającej wygląda następująco. Podobnie jak w poprzednim stanie prawnym art. 77§1 k.c. wymaga zachowania takiej formy, jaką strony lub ustawa przewidziała w celu jej zawarcia. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku rozwiązania umowy za zgodą stron, wypowiedzenia lub odstąpienia od niej, wówczas zgodnie z art. 77 §2 kodeks cywilny wymaga zachowania formy dokumentowej czynności prawnej niezależnie od tego, czy umowa była zawarta w formie dokumentowej, pisemnej, czy też elektronicznej.

Wprowadzone zmiany ww. ustawą z dnia 10.07.2015 r. należy ocenić pozytywnie w dobie wszechobecnej cyfryzacji, dążenie do uregulowania czynności prawnych w mniej sformalizowany sposób z pewnością wniesie wiele korzystnych zmian w obrocie gospodarczym.